各政府采购代理机构：
为做好2018年度苏州市级政府采购档案材料的归档工作,根据《江苏省政府采购档案管理暂行办法》（苏财规〔2009〕10号）和《关于明确政府采购档案管理有关规定的通知》（苏财购〔2017〕20号）相关规定，现将有关事项通知如下：
一、归档项目范围
（一）2018年苏州市级政府采购项目（编号为2018年的资金核定表）。
（二）归档项目的采购方式包括：公开招标、竞争性谈判、竞争性磋商、询价、单一来源。
（三）在苏州市级政府采购平台完成采购的部省属单位政府采购项目。
（四）同一资金核定表的废标相关资料，需与最后中标（成交）的项目档案一同归档。
（五）达到公开招标数额及以上的工程类项目不纳入归档范围，无需报送汇总资料，未达到公开招标数额的工程类项目需报送完整的归档资料。
二、档案材料内容
（一）政府采购预算执行文件
1．政府采购预算表；
2．政府采购计划申报表和审核表（《苏州市级政府采购项目资金核定表》）；
3．有关政府采购预算和计划的其他资料。
（二）政府采购前期准备文件
1．委托代理采购协议书；
2．核准采购进口产品的相关审批资料；
3．采购方式变更申请及批复；
4．采购文件及采购人确认记录，包括评审办法、评审细则、评审纪律等有关文件、资料；
5．采购公告及其变更事项；
6．最终报名成功的供应商名单登记表；
7．专家咨询论证会记录；
8．已发出采购文件的澄清、修改说明和答疑记录；
9．供应商资格审查情况报告；
10．评审专家名单及抽取记录；
11．库外专家使用相关说明及资料。
（三）政府采购开标（含谈判、磋商、询价等）文件
1．采购响应文件及有关资料等；
2．在递交采购响应文件截止时间前供应商对递交的采购响应文件进行补充、修改或撤回的记录；
3．采购项目样品送达记录；
4．接受供应商投标的记录；
5．开标一览表；
6．开标（谈判、磋商、询价等）过程有关记录；
7．开标（谈判、磋商、询价等）过程中其他需要记载的事项。
（四）政府采购评审文件
1．评审专家签到表及现场监督人员签到表；
2．评审专家评审工作底稿等评审过程记录；
3．供应商的书面澄清记录；
4．评审报告，包括无效供应商名单及说明、中标（成交）候选供应商名单等;
5．经监督人员签字的现场监督审查记录；
6．评审过程中其他需要记载的事项。
（五）政府采购中标（成交）文件
1．采购人对采购结果的确认意见；
2．中标或成交通知书；
3．采购结果公告（公示）记录；
4．公证书；
5．与中标（成交）相关的其他文件资料。
（六）政府采购合同文件
1．政府采购合同（合同网上备案项目及部省属项目需提供）；
2．政府采购合同依法补充、修改、中止或终止等相关记录。
（七）政府采购验收及结算文件
1．项目验收记录；
2．政府采购项目质量验收单或抽查报告等有关资料；
3．发票复印件及附件；
4．其他验收文件资料。
（八）其他文件
1．供应商质疑材料、处理过程记录及答复；
2．供应商投诉书、投诉处理有关记录及投诉处理决定等；
3．采购过程中的音像资料；
4．其他需要存档的资料。
三、 档案整理要求
（一）代理机构应根据2018年度资金核定表项目清单（可在“苏州市政府采购网”的“下载中心”下载）内容递交档案，并优先按资金核定表中的业务处室和时间顺序制定报送清单（清单中应至少包括资金核定表编号、采购编号、采购单位、中标（成交）单位等基本信息并加盖公章），随档案一同递交。如报送清单中的项目与2018年度资金核定表项目清单不一致的，需附情况说明。
（二）实行合同网上备案的项目及部省属项目在递交材料时需将政府采购合同（原件）随档案一并整理、递交。
（三）部省属项目列于报送清单中市级项目之后（封面和目录样张可参照市级项目），并按以下原则排序：
1.采购单位；
2.采购编号。
（四）归档的政府采购材料规格统一，文件、资料用纸规格一律
采用A4纸（工程图纸可根据具体情况确定）。
（五）档案材料应制作封面，封面内容样式详见附件一、二。
（六）档案需装订完整（为便于保存，请勿使用塑胶管装订）。
（七）政府采购档案中的签名、印章齐全。
（八）政府采购档案整理装订完毕后，在档案册侧面加盖代理机构骑缝章。
四、归档时间地点
请各代理机构于2019年4月10日至5月10日间的工作日内（9:00-11:30,13:00-16:00），将2018年度政府采购档案材料交至胥江路471号原国库支付中心院内二楼202办公室。为避免代理机构送交时排队等候，请在计划送达日前两个工作日与接收档案人员电话预约，联系人：吕女士 ，联系电话：68152136、13205182660。
归档过程中如有问题咨询，请联系苏州市财政局政府采购监管处，联系人：王冰 ，
联系电话：68616650。
附件一：公开招标封面样张
附件二：公开招标目录样张（☆为必备档案，其余档案根据实际采购情况报送）
附件三：竞争性谈判、询价封面样张（单一来源、竞争性磋商参照此样张）
附件四：竞争性谈判、竞争性磋商、询价目录样张（☆为必备档案，其余档案根据实际采购情况报送）
附件五：单一来源目录样张
苏州市财政局
2019年3月19日
附件一：
政府采购汇总资料
资金核定表编号：
招标编号：
招标方式：公开招标
招标项目：
一、采购情况：
|
采购单位
|
采购内容
|
预算金额（万元）
|
联系人
|
联系电话
|
|
|
|
|
|
二、中标情况：
|
中标单位
|
中标内容
|
中标金额（万元）
|
联系人
|
联系电话
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
经办人：
代理机构单位名称（加盖公章）
日期
附件二：
公开招标项目档案清单目录
|
序号
|
内 容
|
必备档案（☆）
|
|
（一）政府采购预算执行文件
|
|
|
1
|
政府采购预算表
|
|
|
2
|
政府采购计划申报表和审核表（《苏州市级政府采购项目资金核定表》）
|
☆
|
|
3
|
有关政府采购预算和计划的其他资料
|
|
|
（二）政府采购项目前期准备文件
|
|
|
4
|
项目采购委托协议
|
☆
|
|
5
|
核准采购进口产品的相关审批材料
|
|
|
6
|
采购方式变更申请及批复
|
|
|
7
|
采购文件相关资料：采购文件（含评标办法）、采购文件的修改文件、澄清答疑材料（如果有的话）
|
☆
|
|
8
|
采购公告或资格预审公告、更正公告（如果有的话）（包括报刊及电子网站等媒体原件或下载记录等）
|
☆
|
|
9
|
供应商资格审查相关记录
|
|
|
10
|
评审专家名单及抽取记录
|
☆
|
|
11
|
库外专家使用相关说明及材料
|
|
|
12
|
最终报名成功供应商登记表及相关资料
|
☆
|
|
（三）政府采购开标文件
|
|
|
13
|
采购领导小组成员、监督委员会成员、公证员（如果有的话）及投标人代表等签到记录
|
☆
|
|
14
|
中标供应商采购投标文件正本及截止前补充修改或撤回记录
|
☆
|
|
15
|
开标记录表及投标人开标一览表（记录唱标内容、记录员签字，招标方式必备）
|
☆
|
|
16
|
开标过程有关记录，包括采购项目样品送达记录
|
|
|
17
|
开标过程中其他需要记载的事项
|
|
|
（四）政府采购评审文件
|
|
|
18
|
评审专家签到表
|
☆
|
|
19
|
评审工作底稿等评审记录
|
☆
|
|
20
|
供应商书面澄清材料
|
|
|
21
|
评标报告，包括无效供应商名单及说明、中标候选供应商名单
|
☆
|
|
22
|
现场监督记录
|
|
|
23
|
评审过程中其他需要记载的事项
|
|
|
（五）政府采购中标文件
|
|
|
24
|
采购人对采购结果的确认意见
|
|
|
25
|
中标通知书
|
☆
|
|
26
|
中标公告记录（含发布媒体下载记录等，如果有的话）
|
☆
|
|
27
|
公证书
|
|
|
28
|
与中标相关的其他文件资料
|
|
|
（六）政府采购合同文件
|
|
|
29
|
代理机构组织采购单位与中标供应商签订合同相关记录
|
|
|
30
|
政府采购合同及其依法变更相关记录
|
合同网上备案项目及部省属项目需提供
|
|
（七）政府采购验收及结算文件
|
|
|
31
|
项目验收报告或其他验收文件
|
|
|
32
|
政府采购项目质量验收单或抽查报告等有关资料
|
|
|
33
|
办理付款材料（资金申请支付书及用户签章的履约验收报告、发票复印件）
|
|
|
（八）其他文件
|
|
|
34
|
供应商质疑材料、处理过程记录及答复
|
|
|
35
|
供应商投诉书及相关资料、投诉处理决定
|
|
|
36
|
采购过程的音像资料（未在公共资源交易中心评标的项目）
|
|
|
37
|
其他需要存档的材料（如领导关于本项目的批示等）
|
|
附件三：
政府采购汇总资料
资金核定表编号：
采购编号：
采购方式：
采购项目：
一、采购情况：
|
采购单位
|
采购内容
|
预算金额（万元）
|
联系人
|
联系电话
|
|
|
|
|
|
二、成交情况：
|
成交单位
|
成交内容
|
成交金额（万元）
|
联系人
|
联系电话
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
经办人：
代理机构单位名称（加盖公章）
日期
附件四：
竞争性谈判、竞争性磋商、询价项目档案清单目录
|
序号
|
内 容
|
必备档案（☆）
|
|
（一）政府采购预算执行文件
|
|
|
1
|
政府采购预算表
|
|
|
2
|
政府采购计划申报表和审核表（《苏州市级政府采购项目资金核定表》）
|
☆
|
|
3
|
有关政府采购预算和计划的其他资料
|
|
|
（二）政府采购项目前期准备文件
|
|
|
4
|
项目采购委托协议
|
☆
|
|
5
|
核准采购进口产品的相关审批材料
|
|
|
6
|
采购方式变更申请及批复
|
|
|
7
|
采购文件相关资料：采购文件（含评审办法）、采购文件的修改文件、澄清答疑材料（如果有的话）
|
☆
|
|
8
|
采购公告或资格预审公告、更正公告（如果有的话）（包括报刊及电子网站等媒体原件或下载记录等）
|
☆
|
|
9
|
供应商资格审查相关记录
|
|
|
10
|
评审专家名单及抽取记录
|
☆
|
|
11
|
库外专家使用相关说明及材料
|
|
|
12
|
最终报名成功供应商登记表及相关资料
|
☆
|
|
13
|
成交供应商采购响应文件正本及截止前补充修改或撤回记录和供应商报价表
|
☆
|
|
14
|
采购项目样品送达记录
|
|
|
（三）政府采购评审文件
|
|
|
15
|
评审专家签到表
|
☆
|
|
16
|
评审工作底稿等评审记录
|
☆
|
|
17
|
供应商书面澄清材料
|
|
|
18
|
评审报告，包括无效供应商名单及说明、成交候选供应商名单
|
☆
|
|
19
|
现场监督记录
|
|
|
20
|
评审过程中其他需要记载的事项
|
|
|
（四）政府采购成交文件
|
|
|
21
|
采购人对采购结果的确认意见
|
|
|
22
|
成交通知书
|
☆
|
|
23
|
采购结果公告记录（含发布媒体下载记录等，如果有的话）
|
☆
|
|
24
|
公证书
|
|
|
25
|
与成交相关的其他文件资料
|
|
|
（五）政府采购合同文件
|
|
|
26
|
代理机构组织采购单位与成交供应商签订合同相关记录
|
|
|
27
|
政府采购合同及其依法变更相关记录
|
合同网上备案项目及部省属项目需提供
|
|
（六）政府采购验收及结算文件
|
|
|
28
|
项目验收报告或其他验收文件
|
|
|
29
|
政府采购项目质量验收单或抽查报告等有关资料
|
|
|
30
|
办理付款材料（资金申请支付书及用户签章的履约验收报告、发票复印件）
|
|
|
（七）其他文件
|
|
|
31
|
供应商质疑材料、处理过程记录及答复
|
|
|
32
|
供应商投诉书及相关资料、投诉处理决定
|
|
|
33
|
采购过程的音像资料（未在公共资源交易中心评审的项目）
|
|
|
34
|
其他需要存档的材料（如领导关于本项目的批示等）
|
|
附件五：
单一来源项目档案清单目录
|
序号
|
内 容
|
必备档案（☆）
|
|
（一）政府采购预算执行文件
|
|
|
1
|
政府采购预算表
|
|
|
2
|
政府采购计划申报表和审核表（《苏州市级政府采购项目资金核定表》）
|
☆
|
|
3
|
有关政府采购预算和计划的其他资料
|
|
|
（二）政府采购项目前期准备文件
|
|
|
4
|
项目采购委托协议
|
☆
|
|
5
|
核准采购进口产品的相关审批材料
|
|
|
6
|
采购方式变更申请及批复材料
|
☆
|
|
（三）政府采购成交文件
|
|
|
7
|
采购协商情况记录
|
☆
|
|
8
|
采购人对采购结果的确认意见
|
|
|
9
|
成交通知书
|
☆
|
|
10
|
采购结果公告记录（包括网上公示内容及含发布媒体下载记录等）
|
☆
|
|
11
|
与成交相关的其他文件资料
|
|
|
（四）政府采购合同文件
|
|
|
12
|
代理机构组织采购单位与成交供应商签订合同相关记录
|
|
|
13
|
政府采购合同及其依法变更相关记录
|
合同网上备案项目及部省属项目需提供
|
|
（五）政府采购验收及结算文件
|
|
|
14
|
项目验收报告或其他验收文件
|
|
|
15
|
政府采购项目质量验收单或抽查报告等有关资料
|
|
|
16
|
办理付款材料（资金申请支付书及用户签章的履约验收报告、发票复印件）
|
|
|
（六）其他文件
|
|
|
17
|
供应商质疑材料、处理过程记录及答复
|
|
|
18
|
供应商投诉书及相关资料、投诉处理决定
|
|
|
19
|
采购过程的音像资料（公开招标数额以上，未在公共资源交易中心单一来源论证的项目）
|
|
|
20
|
其他需要存档的材料（如领导关于本项目的批示等）
|
|
